Un evento exitoso depende de la buena planeación y ejecución. Por eso, contratar al organizador de eventos adecuado es lo más importante. Antes de contratar, toma en cuenta los siguientes aspectos. De esta manera, te asegurarás de recibir el mejor servicio.
Determinar el objetivo y tipo de evento
Mucha gente piensa que lo primero sería definir el presupuesto. Sin embargo, lo más importante es establecer los parámetros del evento. Es decir, saber qué será (lanzamiento de producto, aniversario empresarial, un congreso, etc). También se debe tener claro aproximadamente cuántas personas asistirán, cuándo será y qué se espera de él. Con esta información, tendrás una idea de las actividades que se harán y lo que necesitas de un organizador de eventos.
Establece lo que esperas
¿Quieres que se encargue de todo o solo de algunas tareas? ¿Esperas que hagan recomendaciones de catering y venues o solo quieres que lleguen a alistar todo el día del evento? Este tipo de preguntas te ayudarán a acotar la oferta de organizadores de eventos.
Toma en cuenta recomendaciones
Un organizador de eventos como bodas y XV años no tendrá la misma experiencia que un organizador de eventos corporativos. Las necesidades de cada evento son diferentes. Por eso, no des por sentadas las recomendaciones de amigos o colegas. Investiga las opciones y elige tomando en cuenta los eventos que han hecho en el pasado. Esto te dará una idea de lo que pueden o no hacer y si pueden cumplir tus expectativas.
Escucha ideas
Hay dos tipos de organizadores. Unos son los que escucharán tu idea y la ejecutarán sin más. Los otros, los buenos organizadores, escucharán lo que tienes en mente, te dirán cómo hacerlo y te propondrán ideas para hacerlo mejor.
Los buenos organizadores de eventos no solo querrán escuchar tus ideas, sino que querrán saber más sobre la empresa para transmitir todo lo que representa. Entonces, no temas plantear un concepto base y un presupuesto y dejar que los expertos se encarguen. Te sorprenderá lo que pueden lograr.
Fija los términos de servicio
Con base en lo que esperas y en lo que los organizadores vayan a hacer, fija los términos de servicio. Verifica que el contrato refleje lo que se va a hacer y lo que vas a pagar, sin costos escondidos.
Recuerda que para que un evento corporativo tenga éxito, todo debe estar bien organizado. En Eventer llevamos más de 10 años creando eventos a la medida de nuestros clientes. ¡Contáctanos!