Estamos en tiempos inciertos. Nadie recuerda haber vivido una situación como la que el mundo vive hoy por hoy. Al no tener antecedentes, nadie podía prevenir los cambios consecuentes. Cambiar agendas, planes e incluso forma de vida. Quizá ya tenías planeados eventos corporativos. Las agendas de las empresas, así como las personales, se han visto afectadas por nuestra situación actual.
Sabemos que muchos eventos se planean con meses o incuso un año de anticipación. Hay calendarios pactados desde el inicio de un año. Pero eso no significa que sean inamovibles. Puede pasar que así lo sientas, por todo el tiempo invertido en la planeación. Por eso hoy te damos una guía para poder reprogramar tu evento sin estresarte.
Reprograma tu evento empresarial
Primero, ¡paciencia!
Podrías considerar que es un “fracaso” o un “error” tener que reprogramar un evento empresarial. Pero considera que es algo fuera de tu control. Si lo cambias es por cuidar la salud de todos. Y si pasando la contingencia, por algún motivo debes reprogramar piensa lo siguiente: mejor mover un evento y garantizar su éxito a hacerlo a marchas forzadas y con muchas posibilidades de fracaso.
Revisa nuevas fechas
Antes de asignar una fecha, tienes que hacer un comparativo entre fechas posibles con tu venue y con tus asistentes. Para que sea más fácil, pídele al venue tres opciones de fecha para reagendar. Y con esas fechas, ve qué le queda mejor a tus empleados/proveedores/asistentes. Busca el punto medio para que haya suficiente audiencia.
Negocia
Habla con los proveedores y el venue. Busca que te ayuden a mantener precios. Son tiempos complicados para todos. Se puede negociar. Es más fácil si lo planteas como que buscas ganar-ganar para todos. Tus proveedores mantendrán clientes y tú, tendrás el evento que habían pensado.
Avisa con tiempo la nueva fecha y pide confirmaciones
Todos estamos preocupados por la situación actual. Así que insiste en que te confirmen. Manda recordatorios. Es importante para que no tengas muchos no show.
Aprovecha la oportunidad para mejorar el evento. Quizá ya tenías todo pensado, pero podría ser mejor. ¡Ahora es cuándo! Aprovecha que tienes tiempo extra para añadir esos detalles que querías mejorar. Ahora es el momento ideal para esos ajustes que darán un plus a tu evento.
Con estos pasos lograrás reprogramar con éxito tu evento. Ante todo, no te estreses. Ve esta oportunidad como la ideal para hacer mucho mejor tu evento. Si requieres asesoría, nosotros podemos ayudarte.